Möte 2018-12-04

Kommunledningskontoret har sammanställt tidplan för nämnders och bolags ekonomiska månadsrapportering till kommunstyrelsen under år 2019.
Månadsprognos/månadsrapportering från kommunens nämnder och bolag föreslås presenteras för Kommunstyrelsen vid följande sammanträden under år 2019:

Rapportering per

period

Kommunstyrelse

sammanträde

Februari

Nämnder och bolag

19 mars

Mars

Nämnder och bolag

14 maj

Juni

Nämnder

27 augusti

Juli

Bolag

27 augusti

Oktober

Nämnder och bolag

3 december

November

Nämnder och bolag

Januari 2020

Delegation av beslut om upplåning mm enligt placerings- och upplåningsreglementet sker i årliga beslut av Kommunstyrelsen. Avrapportering sker varje tertial. (Kommunstyrelsen beslutar om upplåning vid sitt decembersammanträde, dnr 18KS417).

Behörig firmatecknare för Gävle kommun – dess kommunstyrelse – är kommunstyrelsens ordförande med kontrasignation av behörig tjänsteman. För att den dagliga verksamheten skall fungera måste kommunstyrelsen delegera begränsade delar av firmateckningsrätten till vissa angivna personer. Ansvarsområden med tillhörande ekonomiskt ansvar (attesträtt) beslutas i särskild upprättad handling.

En viss översyn och uppdatering av gällande reglementen för kommunstyrelsen och övriga nämnder har gjorts. Reglementena är främst uppdaterade med beaktande av det beslut om politisk organisation som togs i kommunfullmäktige i maj. Vidare har de nämndspecifika reglementena kortats och innehåller nu endast nämndernas verksamhetsuppdrag. I ett förslag till gemensamt reglemente för samtliga nämnder har samtliga formaliaregler samlats.

I kommunstyrelsens reglemente föreslås bl a att kommunstyrelsen ska vara anställande myndighet för all personal i Gävle kommun. Kommunstyrelsen är redan idag anställande myndighet för kommundirektör, förvaltningschefer, personal inom kommunstyrelsens verksamhetsområde samt personal inom överförmyndar-, val- och jävsnämndens område. Genom denna förändring ökar förutsättningarna att stärka det viktiga arbetsgivararbetet och möjliggör en enhetlig arbetsgivarpolitik för samtliga medarbetare i kommunen.

Förändringen innebär att kommunen får endast en förvaltning. Kommundirektören blir den enda förvaltningschefen. Kommunstyrelsen ansvarar för förvaltningens organisation och sektorsindelning. Ansvar för tillsättande av personella resurser för nämndernas verksamhet och organiseringen av dessa delegeras från kommunstyrelsen via kommundirektör och sektorschefer.

Förslagen har remitterats till partierna (genom kommunal- och oppositionsråd) samt förvaltningschefer. Nämnderna har inte fått reglementena på remiss eftersom de förändringar som föreslås följer det beslut om politisk organisation som redan fattats av fullmäktige och i övrigt skapar förutsättningar att genomföra förvaltningsorganisationen. Vidare har smärre justeringar av ordval och uppdateringar på grund av lagändringar gjorts.

I remissvaren har flera förändringar, tex i samhällsbyggnadsnämndens reglemente föreslagits, som inte har direkt bäring på beslutet om politisk organisationsförändring. Dessa förslag har därför inte beaktats. När nya nämnder har valts och tillträtt finns all anledning att ånyo se över reglementena och uppdragen respektive nämnd har från kommunfullmäktige. Även de förändringar som nu föreslås kan behöva en översyn när erfarenheter dragits av hur de fungerar i praktiken.

I remissvaren framförs farhågor för lantmäterimyndighetens självständiga och opartiska roll i och med att en förvaltning bildas. Det förhållandet att kommunstyrelsen blir anställande myndighet för all personal påverkar inte det verksamhetsansvar som respektive nämnd, tillika myndighet, har. Lantmäterimyndigheten som myndighet tillhör fortfarande samhällsbyggnadsnämnden. Lantmäterimyndighetens ansvar och uppgifter framgår av lag. Kommunstyrelsen kan och får aldrig ges rätt att fatta någon form av beslut som rör lantmäterimyndighetens verksamhet. Lantmäterimyndighetens självständiga roll bedöms även fortsatt uppfylla lagstiftningens krav.

Namnförslag på tidigare näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden har av kommunstyrelsens ordförandeberedning föreslagits bli ”funktions- och kompetensnämnden”. Flera remissyttranden innehåller andra namnförslag såsom arbetsmarknad- och utvecklingsnämnd; funktionsrätt-, arbete- och kompetensnämnd; stöd-, service- och arbetsmarknadsnämnd.

Samhällsbyggnad Gävle har utrett funktionen Gävle kommuns tomt- och småhuskö. Utredningen har kommit fram till följande slutsats.

Tomt- och småhuskön som bildades under 1960-talet har idag inte samma roll eller syfte och funktion som då den bildades. Som köhanteringen ser ut idag är den ineffektiv, kostsam, inte kvalitetssäker, inte transparant och personbunden. Att förmedla tomter via en kö innebär stor administration som är tidskrävande och försäljningsprocessen är ineffektiv. De ger ingen bra marknadsföring för

kommunen då det bara är de som står i kön som får vetskap om nya tomter. Gävle kommuns tomt- och småhuskö möter idag varken samhällsbyggnadsförvaltningen eller invånarnas behov och förväntningar. Den tid och arbetsresurser som idag läggs på köhantering skulle kunna läggas på att ta fram fler tomter.

Kommunledningskontoret har inget att i sak att invända mot Samhällsbyggnads Gävles utredning. Däremot behöver ärendet bevakas så att reglementet ska ändras i samband med att detta sker.

Samhällsbyggnadsnämnden har tagit fram förslag till taxehöjning för timavgifter i Plan och Bygglagen PBL för den del som avser geografisk information samt mätningsavgifter. Ny timavgift och därmed ny taxa föreslås att gälla från 2019-01-01.

Bakgrund, motiv och en beskrivning av hur taxan är beräknad återfinns i underlaget från Samhällsbyggnadsnämnden.

Bestämning av avgifter skall utgå från självkostnadsprincipen och likställighetsprincipen. Enligt underlaget beräknas endast kostnader för den personal som utför dess tjänster, inte overhead i form av övrig organisation. Med kostnader menas lön, lönebikostnader, lokaler, utbildning mm. Kostnaderna är fördelad på produktiv tid för medarbetarna. Taxan utgår från ett timpris, vilket innebär att det är nedlagda timmar per ärende som kommer att ligga till grund för priset mot kund. Förslaget innehåller inget förslag om maxtaxa.

Samhällsbyggnadsnämnden redovisar ett kalkylunderlag som är tydligt och går att redovisa mot faktiska kostnader.

Förändringen innebär att timpriset ökar från nuvarande 900 kr/timme till 1 116 kr/timme.

Arbetsgivaren är skyldig att varje år upprätta en Likabehandlingsplan, som omfattar samtliga diskrimineringsgrunder. Planen är koncernövergripande med övergripande aktiva åtgärder. Varje förvaltning och bolag utformar lokala planer.

Gävle kommunkoncerns gemensamma värdegrund är vägledande för hur alla medarbetare ska utföra sina respektive uppdrag. Ett jämlikt perspektiv ska genomsyra Gävle kommunkoncerns arbete, i alla sammanhang och på alla nivåer.

Medarbetarpolicyn, där likabehandlingsperspektivet beskrivs, ger stöd för hur värdegrunden kan förverkligas i vardagen och beskriver samspelet mellan chefer och medarbetare.

Målet med Gävle kommunkoncerns arbete med likabehandling är att ingen medarbetare ska utsättas för någon form av trakasserier. Alla ska ha samma möjligheter och rättigheter utifrån sina individuella förutsättningar oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Gävle kommunkoncern ska dessutom främja en jämn könsfördelning i skilda typer av arbeten, inom olika kategorier av medarbetare och på ledande positioner.

De centrala löneavtalen förutsätter att arbetsgivaren tar ansvar för sin lönebildning och inför den årliga löneöversynen i överläggningarna med de fackliga organisationerna redogör för sin lönepolitik och redovisar planerade åtgärder.

Syftet med rapporten Inför löneöversyn 2019–2021 är att effektivisera lönebildningen som styrmedel. Det innebär att skapa ett beslutsunderlag som:

Beaktar diskrimineringslagens krav på att upptäcka, förhindra och åtgärda osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män.

Ger vägledning för arbetet med att uppnå Gävle kommuns övergripande mål; Jämställda och individuella löner och villkor

Säkerställer ett rationellt nyttjande av Gävle kommuns lönemedel.

Ger vägledning för målsättning och strategiska ställningstaganden för arbetsgivaren att öka konkurrensfördelar för att vara en attraktiv arbetsgivare.

Utifrån detta syfte har Gävle kommuns HR-avdelning arbetat fram förslag till prioriteringar gällande löneöversyn 2019–2021.

Som en följd av den revidering av reglementen som föreslås gälla från den 1 januari 2019 behöver även kommunstyrelsens delegationsordning revideras såvitt gäller frågan om hantering av arbetsgivarfrågor.

Kommunstyrelsen blir från årsskiftet 2019 anställande myndighet för all personal i Gävle kommun och kommundirektören den ende förvaltningschefen.

Föreslagna revideringar är i huvudsak vidtagna för att både möjliggöra och tydliggöra kommundirektörens ansvar för organisation, arbetsmiljö och anställning mm av sektorschefer. Sektorschefer ges en rätt att besluta rörande sektorernas personal. Till delegationslistan har bifogats en förteckning över vad som anses utgöra verkställighet inom ramen för arbetsgivarområdet. Många åtgärder inom arbetsgivarområdet kan hänföras till ren verkställighet även om de innefattar ett visst mått av självständigt ställningstagande.

Kommunledningskontoret har för avsikt att tidigt 2019 föreslå revidering av övriga delar i reglementet.

Enligt arkivlagen (1990:782) ska kommunens arkivmyndighet utöva föreskriven tillsyn över arkivvården inom Gävle kommunkoncerns förvaltningar och bolag. I Gävle kommun är kommunstyrelsen sedan den 1 januari 2016 arkivmyndighet. Kommunarkivet ska verkställa arkivmyndighetens föreskrivna tillsyn enligt de nyss av kommunfullmäktige antagna riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun. (KF, 2016-10-24, § 4, dnr 16KS82). Enligt tidigare godkänd rutin för hur arkivmyndighetens tillsynsuppdrag ska verkställas (KS 2016-04-12, § 84, 16KS82, ”Ändamålsenlig rutin för arkivmyndighetens tillsyn och förslag till delegering av beslut kring arkivhanteringen”) föreslås i bifogad tillsynsplan för 2019 om inriktningen på tillsynen.

Kommunstyrelsen beslutade i juni 2017 (16KS431) att fastställa principer för bidrag till trygghetsboenden inom Gävle kommun och att bidragen ska finansieras genom reserverade överföringsmedel från AB Gavlegårdarna (bostadssociala medel).

HSB Hyresrätt i Södra Norrland startar vid årsskiftet ett trygghetsboende på Muréngatan som omfattar 71 lägenheter. De uppfyller kraven för beviljande av bidrag till trivselvärd och är berättigade till ett årligt bidrag om 480 000 kr per år under max 8 år

Brf Takterassen, även de med trygghetsboende på Muréngatan (70 lägenheter) har beviljats bidrag till trivselvärd genom beslut i kommunstyrelsen i oktober 2017 (dnr 17KS369) i enlighet med principerna ett årligt bidrag om 480 000 kr per år under max 8 år med start 2017-07-01 och t o m 2025-06-30. Brf Takterassen kommer från och med årsskiftet att samarbeta med HSBs trygghetsboende och gör då bedömningen att en halvtids finansiering av värd är tillräcklig. Tidigare beslut ska därför ändras i enlighet med detta önskemål.

Kommunstyrelsen fattade i mars 2017 beslut om att samla förvaltningarnas kundtjänster och svarsgrupper under en samlad ledning vid kommunlednings-kontoret. För att klara av att genomföra beslutet och nå full effekthemtagning krävs att kundtjänsten samlas lokalmässigt.

Under hösten har lokalfrågan blivit akut för kundtjänsten med försämrad kundhantering och arbetsmiljö som följd samt negativa effekter på andra verksamheter som är i behov av att ta över de lokaler som kundtjänst ska lämna när den samlas i Stadshuset.

Kommunstyrelsen fattade i juni 2018 beslut om att kommunrevisionens lokaler skulle tas över av kundtjänsten. Av olika anledningar har det inte verkställts varför ett nytt tydligare beslut i frågan är nödvändigt.

Kommunstyrelsen fattade i mars 2017 beslut om att samla förvaltningarnas kundtjänster och svarsgrupper under en samlad ledning vid kommunledningskontoret. Förändringen skulle vara genomförd senast 2017-12-31 men har av olika anledningar försenats.

Den enskilt viktigaste anledningen till förseningen är lokalbrist. Lokalbristen skapar problem i flera led:

Kundtjänst kan inte samla samtliga medarbetare och bygga upp nya arbetssätt som är mer effektiva mot kund och verksamheter. Full effekthemtagning enligt kommunstyrelsens beslut förutsätter att samtliga medarbetare i kundtjänst är samlade i samma lokaler och i samma våningsplan.

Förvaltningarna som inte har kunnat föra över medarbetare fysiskt till kundtjänst i Stadshuset kan inte komma åt de lokaler som skulle ha frigjorts ute i förvaltningarna. Det begränsar verksamhetsutvecklingen i förvaltningarna, skapar trångboddhet och arbetsmiljöproblem.

Servicen till medborgarna försämras. För att kunna hantera nuvarande lokalbrist har mötesrum där kundtjänst möter medborgare tillfälligt gjorts om till arbetsplatser för att kunna inhysa överflyttade medarbetare. Det begränsar antalet personer som kundtjänst kan ta emot varje dag. Situationen förvärras också av att besöksvolymerna har ökat i och med att kundtjänsten i Stadshuset numer även tar emot besökare för Utbildning Gävle och Omvårdnad Gävle.

Nuvarande situation är ohållbar. Den bästa lösningen på lång sikt är att kundtjänsten tar över kommunrevisionens nuvarande lokaler. Dessa ligger i direkt anslutning till kundtjänstens nuvarande lokaler i samma plan. Detta beslutade också kommunstyrelsen i juni 2o18, men av olika anledningar har beslutet inte verkställts. Detta har skapat en akut situation för kundtjänsten med försämrad kundservice och arbetsmiljö som följd. Detta har också omöjliggjort för Turistcenter att flytta tillbaka från gästhamnen till Stadshuset då alla lediga lokalytor i dagsläget måste upptas av kundtjänsten. Parallellt med detta har renoveringsplanerna för Stadshuset blivit klara vilket ytterligare ändrar förutsättningarna för kundtjänstens lokalförsörjning.

För att lösa frågan så bra som möjligt för alla parter, för kunder och för medarbetare behöver följande göras:

På kort sikt tar kundtjänsten över affärslokalerna i hörnet på Stadshuset, Tant Bergs lokaler. Lösningen gäller under renoveringstiden av Stadshuset. Efter det kan lokalen återigen bli en affärslokal om så önskas.

På lång sikt, dvs efter renoveringen av Stadshuset, tar kundtjänst över kommunrevisionens nuvarande lokaler. Kommunrevisionen måste lämna dessa i samband med renoveringen av Stadshuset och anvisas tillfälliga lokaler av kommunledningskontoret. När renoveringen av Stadshuset är klar tar kundtjänst över lokalerna och kommunrevisionen anvisas till andra ändamålsenliga lokaler i Stadshuset.

Med tanke på svårigheterna med att genomföra kommunstyrelsens beslut från i juni 2018 behövs ett förtydligande av beslutet som dessutom tar hänsyn renoveringsplanerna av Stadshuset.

Kommunfullmäktige beslutade den 23 april 2018 §5 att ge kommunstyrelsen rätt att fatta beslut om samtliga nämnders lokalresurser på såväl kort som lång sikt. I avvaktan på beslut om hur dessa inhyrningsärenden skall beredas och hanteras föreslås kommunstyrelsen besluta i ett enskilt ärende.

Näringsliv och arbete, Arbetsmarknadsenheten, blev uppsagda från sina verksamhetslokaler i Treklövern inom fastigheten Södertull 13:10 under våren 2018. Lokaler som kommunen hyrt av Region Gävleborg under mycket lång tid. Skälet till uppsägningen är en planerad rivning av byggnaden. Hyresavtalet upphör 2018-12-31 men en överenskommelse har tecknats mellan parterna som möjliggör för kommunen att vara kvar i lokalerna som längst t o m 2019-03-31.

Sedan uppsägningen av hyreskontraktet har ersättningslokaler sökts intensivt. Del av lokalbehovet är löst genom tidigare beslutad flytt av del av verksamheten till Jägargatan (fd Skogmurskolan). En flytt som möjliggjordes i ett lokalpussel efter kommunstyrelsens beslut om inhyrning av lokaler hos Gavlefastigheter på Flemminggatan, kv Urnan (dnr 18ks244-11, -12). Lokalbehovet för kvarstående del av verksamheten kan nu lösas i Silvanums sutterängplan. Mindre anpassning krävs och utreds för närvarande. Bedömningen är att Arbetsmarknadsenhetens den totala hyresökning, efter anpassningar, blir 200.000 kronor per år med den nya lokaliseringen på Fleminggatan respektive Silvanum.

Gävle kommun har fått ett erbjudande av Region Gävleborg att ingå en överenskommelse för genomförandet av den webbaserade enkätundersökningen Lupp 2019 (lokal uppföljning av ungdomspolitiken). Gävle kommun har genomfört enkäten Lupp 2010, 2013 samt 2016. Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor tillhandahåller enkäten som ger kommuner och regioner en bild av ungas tillvaro utifrån ett antal ämnesblock, såsom hälsa, trygghet, samhälle, fritid och framtid. Enkäten genomförs av kommunerna i åk 8 och åk 2 gymnasiet, Region Gävleborg ansvarar för en urvalsundersökning i hela länet för målgruppen unga vuxna (19-25år).

Resultat från luppenkäten utgör indikatorer i Gävle kommuns tidigare folkhälsoprogram och barn- och ungdomsprogram, samt i förslaget till nytt Socialt hållbarhetsprogram. I förslaget till socialt hållbarhetsprogram finns också en framgångsfaktor gällande vidareutveckling av medborgarenkäter i linje med programmets områden för arbetet med social välfärd. För programmets styrning och ledning är Lupp en kunskapskälla för de nulägesbeskrivningar som kontinuerligt avrapporteras. Vidare utgör delar av Lupp också underlag i kommunens arbete med DELMOS (delegationen mot segregation) samt i arbetet med Lärande för hållbar utveckling. Utöver detta används resultatet från Lupp i varierande grad av kommunala verksamheter, bland annat utifrån de rapporter och presentationer som tagits fram.

Det länsövergripande resultatet av Lupp avrapporteras i flera av Region Gävleborgs nämnder med tillhörande ledningsgrupper. Utöver intern spridning av det länsövergripande resultatet har även indikatorer använts i den regionala utvecklingsstrategin (RUS) samt Region Gävleborgs kompetensprogram och folkhälsoprogram. En ny regional utvecklingsstrategi är under framtagande och indikatorer i denna är ännu inte fastställda.

Gävle kommun har vid tidigare genomförandetillfällen ingått en liknande överenskommelse med Region Gävleborg. Erfarenheterna från tidigare års undersökningar har visat att luppenkäten dels innehåller vissa ämnesblock som redan mäts i sin helhet eller med högre precision i befintliga elevenkäter (exempelvis frågor som rör skola och ANDT ), dels att genomförandet tar mycket resurser och arbetstid i anspråk från framför allt Utbildning Gävle, och att detta upplevs som betungande. Frågebatteriet i enkäten är i förhand fastställd av MUCF och är till få delar möjligt att lokalt anpassa, vilket har begränsat flexibiliteten kring vad som kan mätas, samt gjort att vissa frågor är överflödiga. Ungefär hälften av Sveriges kommuner har vid något tillfälle genomfört Lupp vilket innebär att jämförbarheten med demografiskt liknande kommuner är begränsad.

Förvaltningen har tillsammans med Utbildning Gävle undersökt möjligheten till utveckling av befintliga elevenkäter i grundskolans årskurs 9, samt gymnasieskolans årskurs 2. Ett tillägg av de ämnesblock med frågor som mäts i luppenkäten men som idag saknas i elevenkäterna, skulle utöver minskad enkätbörda för skolorna även möjliggöra en årlig mätning kring de delar av lupp som är efterfrågade. Det skulle även innebära en högre flexibilitet utifrån lokala förutsättningar, samt en förstärkning av möjligheten att på lång sikt följa upp för det sociala hållbarhetsarbetet centrala frågeställningar och samhällstrender, i linje med förslaget till Socialt hållbarhetsprogram.

För att mätningen i befintliga elevenkäter ska motsvara de frågeområden i Lupp som utgör underlag i kommunens uppföljning idag behöver ett antal ämnesblock med frågor infogas i elevenkäterna.

För att ge en heltäckande bild och nå hela målgruppen bör friskolor inbjudas och uppmuntras till att genomföra elevenkäterna i motsvarande årskurser. Detta gäller även för den del av målgruppen som inte finns i gymnasieskolan, exempelvis ungdomar som omfattas av kommunalt aktivitetsansvar (KAA), samt för elever i särskoleverksamheterna.

Region Gävleborg har inkommit med förslag till nytt samverkansavtal och nytt reglemente för gemensam nämnd för Hjälpmedel och FOU Välfärd.

De föreslagna förändringarna innebär en renodling av verksamhetsomfånget och att verksamheterna Regnet och HelGe biblioteken lyfts ur ansvaret.

Nytt samverkansavtal och nytt reglemente föreslås gälla från den 1 januari 2019.

Av kommunfullmäktiges arbetsordning § 11 framgår att kommunfullmäktige årligen ska besluta om i vilka ortstidningar som fullmäktiges sammanträden ska kungöras. Kommunfullmäktigs sammanträden har under 2017 kungjorts i Arbetarbladet och Gävle Dagblad. Fullmäktiges sammanträden föreslås att kungöras i dessa tidningar även under 2018. 

Bestämmelsen i fullmäktiges arbetsordning härstammar från kommunallagens 5 kap § 10 som gäller fram till sista december 2017.  I den kommunallag som börjar gälla den 1 januari har bestämmelsen tagits bort. Varje kommun är därmed fri att välja om de vill annonsera och i så fall vilka kommunikationskanaler de finner lämpliga.  Så länge bestämmelsen i arbetsordningen kvarstår ska dock fullmäktige i Gävle även fortsättningsvis besluta om vilka ortstidningar kungörelsen ska ske.

Däremot bör man se över hur annonseringen sker i respektive tidning. Då det finns ett sparbeting även på den politiska verksamheten bör man även i större utsträckning använda sig av mindre annonser än föregående år för att få ner kostnaderna för den politiska verksamheten.

Vid Kommunfullmäktiges sammanträde den 20180219 § 15b väckte Elin Lundgren, Socialdemokraterna rubricerad motion. 

Yttrande har inkommit från Kommunledningskontoret.

I yttrandet framgår att bedömningen är att det inte är ett allmänt intresse för kommunen att tillhandahålla menskoppar till de av Gävles skolelever som så önskar. Det finns heller inte sakligt skäl att skolflickors behov av mensskydd i form av menskoppar är annorlunda än andra skolelevers behov av anpassade hygienartiklar.

Information om ny förvaltningsorganisation i Gävle. Kort information från respektive sektorschef.