Möte 2018-12-12

Förslag på justerare: Seppo Laine (V)
Justeringsdatum: 17 dec

a) Förvaltningen informerar

Övergripande
- Samverkan på förvaltningsnivå
- Reglementen/funktioner i ny förvaltningsorganisation 2019
- Finskt förvaltningsområde

b) Ekonomisk månadsrapport (Dnr 18UN68)
Skriftlig ekonomisk uppföljning per oktober 2018
Muntlig ekonomisk uppföljning per november 2018
Föredragande: Sara Marklund, ekonomistrateg

c) Rapport från förtroendeuppdrag
- Uppföljning av nämndens arbetsgrupper 2015-2018

d) Kurser/konferenser

Kommunfullmäktige beslutade den 10 december om ”Kommunplan med årsbudget 2019 och utblick 2019-2021”. Nämnderna har i uppdrag att fastställa nämndens internbudget för 2019 i december.

Utifrån kommunfullmäktiges beslut om ny politisk organisation och förändrade ansvar för nämnderna har kommundirektören i samarbete med sin ledningsgrupp, enligt uppdrag, tagit fram förslag på en ny förvaltningsorganisation. I juni samverkades förslaget i den centrala samverkansgruppen och beslut fattades i enlighet med förslaget.

Organisationen, som börjar gälla den 1 januari 2019, kommer att bestå av en förvaltning med underliggande sektorer med ansvar för utbildning, omsorg, samhällsbyggnad samt styrning och stöd. Sektorerna kommer att ledas av sektorchefer.
Den 10 december avser kommunfullmäktige att fatta beslut om kommunstyrelsens och nämndernas reglementen. Under förutsättning att beslut fattas enligt föreliggande förslag behöver utbildningsnämndens styrdokument revideras, exempelvis behöver ”förvaltningschef” justeras till ”sektorchef”.

Utbildning Gävle har upprättat förslag till attestanter och ansvarsfördelning för förvaltningen att gälla under redovisningsåret. Delegation med tillhörande ansvarsutkrävande enligt gällande attestreglemente och attestförteckningen lämnas till personer på respektive område inom förvaltningen.
Attestförteckningen finns publicerad i ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina och uppdateras kontinuerligt.

Utbildningsnämnden fattar beslut om bemyndigande inför kommande redovisningsår. Ansvarsområden med tillhörande ekonomiskt ansvar (attesträtt) beslutas i särskild upprättad handling.

Utbildningsnämndens delegationsordning föreslås revideras enligt följande.
- Beslut kring mottagande av elev i grundsärskolan/gymnasiesärskolan har ändrad delegat.
- Skrivningen i 5.7. har förtydligats.
- Beslut om att inte vidta åtgärder med anledning av den registrerades begäran enligt artikel 12.4 GDPR har lagts till.

Kommunfullmäktige kommer att fatta beslut om ändrade reglementen 2018-12-10. Utifrån ändringen kommer konsekvensändringar av utbildningsnämndens delegationsordning behöva göras.

Varje myndighet i Gävle kommun ska upprätta en dokumenthanteringsplan som redovisar myndighetens samtliga handlingar. Planen ska innehålla regler för bevarande och gallring. Grundregeln är att alla allmänna handlingar ska bevaras. Gallring får endast ske om beslut fattats av myndigheten, d v s nämnden.
Under innevarande år har behov av revideringar för en del poster upptäckts. Föreslagna revideringar och förklaringar till dessa framgår av beslutsunderlaget ”Dokumenthanteringsplan för utbildningsnämnden”. En genomgång av samtliga poster kommer att göras längre fram i samband med framtagandet av en processorienterad dokumenthanteringsplan, som kommunfullmäktige har beslutat att alla nämnder ska upprätta.
De föreslagna revideringarna har stämts av med Kommunarkivet.

En del revideringar kommer också att genomföras av praktiska rutiner t ex kring förvaring och registreringsmetoder. Eftersom nämnden inte fattar beslut om den delen sker ingen redovisning av dessa justeringar i det utsända förslaget.

Den första juli 2018 infördes en ny bestämmelse i skollagen. Enligt bestämmelsen ska huvudmannen utse en skolchef som ska biträda huvudmannen med att se till att de föreskrifter som gäller för utbildningen följs i huvudmannens verksamhet inom skolväsendet.

Bestämmelsen innebär inte någon ny ansvarsnivå inom skolväsendet, utan i stället inrättas en ny funktion hos huvudmannen. Bestämmelsen är en markering om att det ska finnas en eller flera personer i huvudmannens organisation som ska se till att de föreskrifter som gäller för utbildningen följs.

Huvudmannen kan utse en skolchef för hela verksamheten eller flera skolchefer för delar av verksamheten. Bestämmelsen omfattar alla skolformer från förskola till särskild utbildning för vuxna, och fritidshemmet.

Skolchefens uppgift är att biträda huvudmannen med att se till att de föreskrifter som gäller för utbildningen följs. Här avses alla bestämmelser i lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter som gäller för utbildningen. Föreskrifterna finns i första hand i skollagen och anslutande författningar men även i till exempel arbetsmiljölagen och diskrimineringslagen. Även det systematiska kvalitetsarbetet ingår.

Om skolchefen upptäcker att verksamheten inte lever upp till vissa författningskrav ska denne försöka åtgärda bristerna inom ramen för sina befogenheter. Om skolchefens befogenheter inte räcker till för att åtgärda bristerna är det skolchefens ansvar att informera huvudmannen, som är ytterst ansvarig.