Möte 2022-02-22

Ordförandeberedning har hållits digitalt den 10 februari 2021.
Följande var närvarande:
Helene Börjesson (MP) (ordförande), Alexander Lindqvist
(M) och berörda tjänstemän.
 

En E-petition har inkommit till Kultur- och fritidsnämnden där förslagsställaren föreslår att Gävle kommun ska anlägga elljusspår på 5,5km-spåret vid Gavlehov. Kultur- och fritidsnämnden har att besluta om e-petitionen.

Förslagsställaren har önskemål om att 5,5km-spåret vid Gavlehov ska bli ett elljusspår för att möjliggöra fysisk aktivitet under dygnets mörka timmar.


Livsmiljö Gävle ser positivt på förslaget och kommer att ta hänsyn till och utreda förslaget i samband med framtida satsningar vid Gavlehov. I dagsläget finns det inte utrymme i investeringsbudgeten för en sådan typ av åtgärd i området.

Kommunen hanterar själv alla typer av upphandlingar sedan utträdet ur kommunalförbundet Inköp Gävleborg år 2020. Revisionsföretaget PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat den nya organisationen inom upphandling och fäst vikt vid avtalshanteringen. Granskningen har inriktats på om organisation, hantering och uppföljning inom området är ändamålsenlig samt om det finns heltäckande riktlinjer och sammanställning av avtal. Granskningsresultatet belyser brister.

Rapporten ger följande rekommendationer till kommunen:

1. Se till att det finns en tydlig och dokumenterad roll- och ansvarsfördelning för avtalshantering.

2. Utbildning behöver ges till inköpare, beställare och avtalsförvaltare.

3. Tillräckliga resurser måste finnas för utförande av systematiska kontroller, som ska göras i syfte att säkerställa att avtal följs och ofta förekommande inköp handlas upp.

4. Tillräckliga resurser måste finnas för utförande av systematisk uppföljning, som ska ske löpande för att följa upp avtal och avtalstrohet.

5. Begränsa antalet beställare/inköpare och sätt beloppsgränser.

Därutöver rekommenderas kultur- och fritidsnämnden att skyndsamt säkerställa att beslut rörande inköp eller upphandling fattas av nämnden alternativt att beslutanderätten delegeras till berörd(a) beslutsfattare.

Yttrande över revisionens slutrapport ska lämnas revisorerna senast 2022-02-28.



Kultur- och fritidsnämndens yttrande

Kultur- och fritidsnämnden ser positivt på att en granskning har utförts och instämmer i de brister och rekommendationer som framförts.

Livsmiljö Gävle har inför detta yttrande haft dialog med inköps- och upphandlingsavdelningen och framfört att utbildning och stöd behövs i större omfattning än vad som ges idag. Det är helt avhängigt för att Livsmiljö Gävles inköpssamordnare ska kunna fullt ut vara en förlängd arm ut i verksamheterna. Livsmiljö Gävles inköpssamordnare önskar även att få en mentor på inköps- och upphandlingsavdelningen för att få bättre stöd i olika frågor.

Livsmiljö Gävles målbild är att roller och ansvar ska vara tydligt och inköpssamordnarna ska känna stöd, närhet och snabbt få hjälp. Livsmiljö Gävle upplever det som att inköps- och upphandlingsavdelningen har en pågående resursbrist (personal samt tilldelade medel) som påverkar det stöd de kan ge. Livsmiljö Gävle ser den situationen som problematisk. Det leder till negativa effekter för Livsmiljö Gävles och kommunens upphandlingsarbete. Fortsatt dialog med avdelningen kommer att ske i olika forum, bland annat nätverksträffar.

Nedan följer hur kultur- och fritidsnämnden och Livsmiljö Gävle har tänkt att agera utifrån de rekommendationer som presenterats i listan ovan.

1. Livsmiljö Gävle har två inköpssamordnare (en tillhörande samhällsbyggnadsnämnden och en kultur- och fritidsnämnden). Mer ansvar läggs på verksamheterna och denna utvidgade roll godtar Livsmiljö Gävle, men lyfter den utbildning och det stöd som behövs från inköps- och upphandlingsavdelningen för detta.

2. Livsmiljö Gävle kan erbjuda allmänkunskap som ett komplement till den utbildning som inköps- och upphandlingsavdelningen svarar för att ge genom interna eller externa resurser. Det är dock viktigt att inköps- och upphandlingsavdelningen håller ihop frågan om utbildning.

3. Under 2022 ska internkontrollplanen ses över. Representanter från Livsmiljö Gävle deltar i arbetet och kommer att verka för utökad kontroll.

4. Precis som i punkt 3 kommer representanterna att föreslå utökad granskning och uppföljning i samband med att internkontrollplanen revideras.

5. Dialog förs inom Livsmiljö Gävle om lämplig fördelning för att samtidigt uppnå en effektiv och ändamålsenlig verksamhet.

Kultur- och fritidsnämnden avser även att föra in ett nytt avsnitt om upphandling, berett av inköpsrådet och framtaget av jurister, i nämndens delegationsordning. Detta för att mandat ska förtydligas. Revidering av nämndens delegationsordning är planerad till april 2022.

Sammanfattningsvis anser Kultur- och fritidsnämnden, Livsmiljö Gävle att det är mycket positivt att en handlingsplan för en äldrevänlig kommun tas fram, eftersom det sätter fokus på ett angeläget område som Kultur- och fritidsnämnden redan på flera sätt arbetar med. Handlingsplanen förankrar detta arbete ytterligare som en del av hela kommunens gemensamma uppdrag, vilket Kultur- och fritidsnämnden, Livsmiljö Gävle ser som en fördel i det fortsatta arbetet kring insatser riktade mot målgruppen äldre. Handlingsplanen kan också bana väg för en utökning av interna samarbeten mellan nämnder och förvaltningar.

Kultur- och fritidsnämnden, Livsmiljö Gävle ställer sig tveksam till aktiviteten ”Inventera möjligheten till en lokal där flera seniorföreningar gemensamt kan bedriva verksamhet” under område Delaktighet inkludering respekt, då detta riskerar exkludera äldre som ej är medlemmar (flera seniorföreningar jobbar med aktiviteter öppna endast för betalande medlemmar).

Kultur- och fritidsnämnden, Livsmiljö Gävle föreslår att inventeringen istället fokuserar på att inventera möjligheten att använda kommunala möteslokaler till seniorföreningar, framför allt när det gäller föreningar som bedriver verksamhet öppen för den seniora allmänheten samt att inventera vilka kommunala lokaler som skulle kunna samnyttjas bättre.

Kultur- och fritidsnämnden, Livsmiljö Gävle ser mycket positivt på att det lyckade projektet Kultur för äldre finns med i handlingsplanen som en fortsatt aktivitet med fastslagen budget. Vidare anser vi att området rörelse/friluftsliv/idrott kan lyftas tydligare i handlingsplanen

Slutligen anser Kultur- och fritidsnämnden, Livsmiljö Gävle att det är ett bra förslag att rekrytera en strateg med särskilt ansvar för äldrefrågor som kan verka samordnande i frågor som berör äldre, samt en äldrelots.

Kommunstyrelsen önskar få inlämnat remissvaret från nämnden senast den 15 februari 2022. I och med det föreslås ett ordförandebeslut eftersom första nämndsammanträdet för Kultur och fritidsnämnden äger rum den 22 februari 2022.

Skottes musikteater planerar ett uruppförande av en teaterföreställning baserad på Joe Hills liv. Produktionskostnaderna som innefattar löner och arvoden enligt kollektivavtal, kostnader för scenografi, teknik, instrument m.m. ligger idag på 1 564 000 kr, vilket är mer än vad som kan rymmas inom de ordinarie bidrag som föreningen uppbär från kommun, region och Statens Kulturråd.

Föreställningen kommer att ligga kvar på repertoaren framöver och kan ses som en del i arbetet att lyfta fram musikern och konstnären Joe Hill i Gävle. Teatern ansöker nu om extra medel för att kunna producera föreställningen. Premiär beräknas till 19 november 2022.



I Gävle kommuns sponsringspolicy står följande kring kulturaktiviteter:



5.2 Kulturverksamhet

Kulturella aktiviteter gör Gävle till en mer attraktiv stad och vidgar utbudet av aktiviteter för Gävleborna. Kulturaktiviteter som kan bli aktuella för sponsoravtal ska uppfylla en övervägande del av följande kriterier:

Aktiviteten vidgar det kulturella utbudet i Gävle.

Aktiviteten ökar kännedomen om Gävle i Sverige och/eller internationellt.

Aktiviteten bidrar till att öka livskvaliteten och göra Gävle mer hållbart.

Aktiviteten bidrar till att utveckla Gävle som besöksort.



Kultur- och fritidsnämndens bedömning är att ansökan från Skottes musikteater uppfyller ovannämnda punkter och således bör behandlas utifrån sponsringspolicyn. Kultur- och fritidsnämnden har ingen egen budget för större satsningar som denna, men ser positivt på möjligheten att kommunen kan bidra till ökat produktionsstöd för Joe Hill-föreställningen.

Då beslut över 500 tkr ska hanteras av kommunfullmäktige förordar kultur- och fritidsnämnden att kommunstyrelsen hanterar beslutet vidare. Inriktningsbeslut från kultur- och fritidsnämnden är att man ser positivt på satsningen men att man inte kan finansiera den inom den budget som nämnden förfogar över.

E-petitionen #141883 Rädda Snusmumriken (21KS496) har kommit in till Gävle kommun. Om en e-petition får mer än 50 röster under de 60 dagar som följer efter att för-slaget har publicerats ska förslaget lämnas för beredning och beslut i den i den nämnd eller beslutande församling som är behörig att besluta i den fråga som förslaget rör.

Enligt riktlinje för e-petitioner ska kommunstyrelsen eller den kommunstyrelsen bestämmer fatta beslut om hur förslaget ska remitteras och vilken beslutande församling som ska fatta det slutgiltiga beslutet med anledning av förslaget. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning 1:6 (19ks493) har kommunstyrelsen delegerat ansvaret att remittera en e-petition till kommunsekreteraren. Av den anledningen har E-petition - Rädda Snusmumriken remitteras till kultur- och fritidsnämnden för beslut.

E-petitionen föreslår att Snusmumriken utanför Konserthuset ska få stå kvar.



Livsmiljö Gävles motivering och bedömning

Snusmumriken som förslaget avser finns inte kvar på platsen. Livsmiljö Gävle anser således att det inte är möjligt för Kultur- och fritidsnämnden att ta beslut om att Snusmumriken ska få stå kvar.

Internkontrollplanen för Kultur- och fritidsnämnden är framtagen utifrån riktlinjer från Styrning och stöd och den så kallade COSO-modellen med en risk och konsekvensanalys. Kontrollområdena är uppdelade på två; risker mot målen samt övriga riskområden. Övriga riskområden innefattar finansiell rapportering och efterlevnad av externa och interna regelverk.

Uppföljningen av den interna kontrollen har skett utifrån de risker som lyftes fram i internkontrollplanen för 2021. Dokumentation från utförda kontroller finns förvarade hos verksamhetsstöd.

Internkontrollplanen beskriver risker kopplade till ett urval av nämndens mål och övriga områden. Internkontrollen syftar till att kontrollera att sambandet mellan mål och medel framgår på ett tydligt sätt. Verksamhetsplaneringen är också integrerad i arbetet med mål och budget. Under 2013 utvecklades internkontrollarbetet i Gävle kommun på uppdrag av Kommunstyrelsen och sker numera enligt COSO-modellen. COSO-modellen tar bland annat fasta på de risker som nämnden bedömt vara viktigast att kontrollera.

Årsredovisning 2021 omfattar verksamhetsrapport per den sista december 2021 med måluppfyllelse och ett ekonomiskt resultat. Verksamhetsrapporten är upprättad utifrån Styrning och stöds anvisningar och redovisar hur målen och uppdrag i verksamhetsplan 2021 har uppfyllts.

En resultaträkning samt resultat per avdelning bifogas. Båda dessa rapporter är hämtade ur ekonomisystemet Unit4ERP och visar Kultur- och fritidsnämndens ekonomiska resultat för 2021.

Verksamhetsplan för år 2022 med utblick år 2023-2025 för Kultur- och fritidsnämnden har upprättats enligt Styrning och stöds anvisningar och bygger på Kommunplan med årsbudget 2022 och utblick 2023-2025 enligt beslut i Kommunfullmäktige november 2021.

Kultur- och fritidsnämnden upprättade sin internbudget för 2022 med utgångspunkt från Kommunplan 2022 som fastställdes av kommunfullmäktige i november 2021. Fördelningen av kommunbidrag mellan avdelningarna är baserad på de politiska prioriteringar som fattats i samband med beslut i kommunstyrelsen i november 2022.  

Revidering bör ske av tidigare beslutad internbudget då hyresfördelning blivit felaktig inom och mellan verksamheterna. Detta bör ske för att underlätta årets budget och prognosuppföljning

Livsmiljö Gävle fick 2021 som ett politiskt uppdrag att i samverkan med andra aktörer utreda hur utlåning av sport- och friluftsutrustning kan tillgängliggöras på fler platser och under fler tider. Utredningen föreslår att utvecklingen av verksamheten genomförs i tre olika steg.

Steg 1:

Innebär att flytta befintliga sportoketet till en verksamhetsanpassad lokal på Nynäs IP samt att övergå till det nationella konceptet Fritidsbanken.

Steg 2:

Utveckling av mobil verksamhet. Mobila utlåningsverksamheten kan arbeta uppsökande och närvara i olika planeringsområden vid behov.

Steg 3:

Utreda var behovet av eventuella mindre filialer kan etableras. Här kan Andersberg vara ett alternativ. Med hjälp av utlåningsstatistiken från den mobila verksamheten ges ett tydligt underlag på var utlåning av utrustning efterfrågas.

Nya ledamöter och ersättare i Kultur - och fritidsnämnden som ej har fått ett
kontaktpolitikeruppdrag är följande:

Jenny Engberg (C)
Anna Sundberg (SD)
Thomas Norrman (SD)