Möte 2021-02-23

Information angående nämndsammanträde på distans

Nämndens sammanträde kommer att helt ske på distans via Teams. Närvarande i Amsterdam är endast presidiet.

Då sammanträdet sker helt digitalt behöver tjänstgörande ledamöter säkerställa att de har en stabil internetuppkoppling så att Teams och webbkameran fungerar. Om någon tjänstgörande ledamot tappar kontakten och försvinner ur mötet kommer mötet att ajourneras för att bedöma om ledamoten kan ansluta igen eller om nämnden ska kalla in en ersättare för att kunna fortsätta.

Uppdateringar av din Ipad

Med anledning av skärpta säkerhetsrutiner från it-avdelningen måste paddans operativsystem iOS uppdateras till version 14.4 för att du ska ha åtkomst till e-post och Teams.

It-avdelningen har stängt av möjligheten att läsa e-post via paddans egen e-postfunktion. För att kunna läsa e-post i paddan måste du ladda ned Outlook-appen. Du behöver även ladda ned Microsoft Authenticator då Outlook-appen kräver multifaktorsautenticiering. Jag bifogar en instruktion för att aktivera appen.

Om du har frågor eller om du stöter på problem kontakta nämndsekreteraren. 026-17 92 30 eller michael.bergen@gavle.se.

Beredning har ägt rum torsdag 11 februari kl. 15–16 med ordförande Helene Börjesson (MP, 1:e vice ordförande Christoffer Bastholm (S), 2:e vice ordförande Alexander Lindqvist (M), sektorchef Eva Jackson, nämndsamordnare Michael Bergen samt föredragande tjänstepersoner.

Verksamhetsplan för år 2021 med utblick år 2022-2024 för Kultur- och fritidsnämnden med utblick år 2022-2024 har upprättats enligt Styrning och stöds anvisningar och bygger på Kommunplan med årsbudget 2021 och utblick 2022-2024 enligt beslut i Kommunfullmäktige december 2020.

Internkontrollplanen beskriver risker kopplade till ett urval av nämndens mål och övriga områden. Internkontrollen syftar till att kontrollera att sambandet mellan mål och medel framgår på ett tydligt sätt. Verksamhetsplaneringen är också integrerad i arbetet med mål och budget. Under 2013 utvecklades internkontrollarbetet i Gävle kommun på uppdrag av Kommunstyrelsen och sker numera enligt COSO-modellen. COSO-modellen tar bland annat fasta på de risker som nämnden bedömt vara viktigast att kontrollera.

Enligt kommunplan år 2021 som beslutades i Kommunfullmäktige i december år 2020 ska tilläggsanslag tilldelas Kultur- och fritidsnämnden genom en efteransökan av medel.

Årsredovisning 2020 omfattar verksamhetsrapport per den sista december 2020 med måluppfyllelse och ett ekonomiskt resultat. Verksamhetsrapporten är upprättad utifrån Styrning och stöds anvisningar och redovisar hur målen och uppdrag i verksamhetsplan 2020 har uppfyllts.

En resultaträkning samt resultat per avdelning bifogas. Båda dessa rapporter är hämtade ur ekonomisystemet Agresso och visar Kultur- och fritidsnämndens ekonomiska resultat för 2020.

Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2012-09-12 §61, att årligen ta ställning till hur Gävle Konserthus och Symfoniorkesters resultat ska balanseras. I beslutet framgår att Gävle Konserthus och Symfoniorkester genom tidigare års överskott i verksamheten har möjlighet att få ytterligare medel tilldelade för att ex. genomföra turnéer utanför Gävle.

Bakgrunden är att skapa ekonomiska förutsättningar för Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkester att uppfylla sitt uppdrag. I Kommunstyrelsens beslut 2012-06-04 gällande kommunövergripande mål och ramar år 2013-2016 framgår att Konserthuset och Symfoniorkestern ska ges ekonomiska förutsättningar för att skapa ett årligt positivt resultat till en egen resultatfond.

2019 uppgick avdelningens ”ackumulerade kapital” till 3 979 000 kr. (positiva resultat kopplat till kommersiella intäkter att användas vid ex. turnéverksamhet).

2020 lyftes 2 000 000 kr från detta kapital till den omfattande turnén i Storbritannien. Konstruktionen innebar att avdelningen tilldelades ett tilläggsanslag från det ackumulerade resultatet.

För 2020 redovisar Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkester ett positivt resultat på 6 879 969 kr. Det positiva resultatet består till stor del av ett statligt bidrag för den slopade avdragsrätten för musikers arbetsgivaravgifter 2,3 mnkr och ett statligt Corona-stöd via Region Gävleborg på 3,5 mnkr.

Då bokslutet nu visar ett positivt resultat trots vikande kommersiella intäkter på grund av Corona står det klart att tilläggsanslaget inte hade varit nödvändigt. Då dessa medel i grunden härrör från kommersiella intäkter vore det rimligt att återföra motsvarande belopp till det ackumulerade resultatet för att skapa ekonomiska förutsättningar inför Symfoniorkesterns planerade internationella turné 2022.

I april 2019 beslutade Kommunfullmäktige att avveckla användandet av resultatfonder Dnr 19KS59. Resultatfonderna är inte fonder i traditionell mening då det enligt gällande lagstiftning och redovisningspraxis inte är tillåtet att spara medel i balansräkningsposter. Ett positivt resultat för ett år ger en ökning av det egna kapitalet.

Symfoniorkesterns turnéer planeras långt i förväg och har utgått från tidigare beslut om avsättning till det egna kapitalet och möjligheten att balansera ett års överskott mot ett kommande underskott och på så vis nyttja tilldelad ram på ett effektivt sätt över tidsperioden.





Tidigare avsättningar totalt 3 979 000 kr enligt nedan:

2011 100 000 kr gåva från Gävle kommun i samband med Gävle Symfoniorkesters 100-års jubileum

2012 140 000 kr överskott från kommersiella intäkter

2013 449 000 kr överskott från kommersiella intäkter

2014 476 000 kr överskott från kommersiella intäkter

2015 1 231 000 kr överskott från kommersiella intäkter

2016 0 kr turné till Asien

2017 906 000 kr överskott från kommersiella intäkter

2018 277 000 kr överskott från kommersiella intäkter

2019 400 000 kr överskott från kommersiella intäkter

2020 0 - kr turné England

Summa inklusive år 2019: 3 979 000 kr

Utdelning år 2020: -2 000 000 kr

Kvarvarande om inte återföring kan ske: 1 979 000 kr.

Kvarvarande om återföring får ske: 3 979 000 kr

Internkontrollplanen för Kultur- och fritidsnämnden är framtagen utifrån riktlinjer från Styrning och stöd och den så kallade COSO-modellen med en risk och konsekvensanalys. Kontrollområdena är uppdelade på två; risker mot målen samt övriga riskområden. Övriga riskområden innefattar finansiell rapportering och efterlevnad av externa och interna regelverk.

Uppföljningen av den interna kontrollen har skett utifrån de risker som lyftes fram i internkontrollplanen för 2020. Dokumentation från utförda kontroller finns förvarade hos verksamhetsstöd.

Kultur-och fritidsnämnden har givits tillfälle att svara på en remiss från Styrning och Stöd.  Förslag till Kretsloppsplan för Gävle kommun

Kommunalförbundet Gästrike återvinnare har tillsammans med Gävle, Sandviken, Ockelbo, Hofors och Älvkarleby kommuner tagit fram förslag till nya Kretsloppsplaner för kommunerna, se bifogade handlingar. Nu är det dags att lämna ut förslagen på bred remiss för synpunkter och förbättringsförslag.

Remissen går till kommunkoncernerna samt till andra myndigheter, organisationer, näringsliv och allmänhet. Kretsloppsplanen (ett lagstadgat dokument som i lagtexten kallas avfallsplan och som alla kommuner i Sverige ska ha) är en viktig del i arbetet för en hållbar utveckling.

Efter remisstiden sammanställs de synpunkter som kommit in och det slutliga kretsloppsplanen beslutas av Kommunfullmäktige i februari 2020.

Gemensamt yttrande för Gävle kommun kommer därefter att sammanställas och beslutas av Samhällsbyggnadsutskottet den 30 mars 2021 för att därefter skickas till Gästrike Återvinnare för fortsatt revidering av dokumentet.

Därefter skickas förslaget till Kretsloppsplan för Gävle kommun tillbaka till kommunen för fastställande i Kommunfullmäktige senast september 2021.


Remissen skickades ut internt den 11 december, med uppmaning att inkomma med synpunkter senast 1 feb.



Det är viktigt att styrning av kommunens samtliga planer som rör miljö (miljöstrategiska programmet, Klimatfärdplan och Kretsloppsplan) samordnas.

Innan planen beslutas bör det säkerställas att de finns resurser för de mål som föreslås.

Det har inkommit en förfrågan från privat aktör att förvärva en av två kvarvarande byggrätter intill Gavlehovshallen för att upprätta en padelarena.

Den idrottspolitiska visionen i Gävle kommun är att uppnå en långsiktig hållbar idrott med utgångspunkt ur ett ekonomisk-, miljömässig- och socialt hållbarhetsperspektiv där den politiskt prioriterade målgruppen är barn och unga 7–20 år. Utifrån Kultur- och fritidsnämndens lokalstrategi är befintliga anläggningar och verksamheter på Gavlehov strategiskt placerade i kommunen. Livsmiljö Gävle ställer sig positiva till fler padelanläggningar i privat regi då det finns en stor efterfrågan. Placeringen av privata anläggningar är dock av stor vikt i synnerhet i idrotter där den stora målgruppen inte ryms inom Kultur- och fritidsnämndens prioriterade målgrupp 7–20 år. Idag finns ingen föreningsregistrerad barn- och ungdomsverksamhet i padel. Att placera en privat padelhall i ett av Gävles mest strategiska område för barn och ungdomsverksamhet ligger inte helt i linje med Fritids uppdrag. Byggrätterna är viktiga för att utveckla och främja barn och ungdomsidrotten framledes. För en kommun är det svårt att subventionera barn och unga i en idrott som drivs i privat regi. Padel är en växande idrott men är relativt dyr för barn och unga. Det finns därför en risk att padelhallen blir en egen verksamhet utan samhörighet med övriga verksamheter på Gavlehovsområdet som troligtvis inte kommer att främja barn och ungdomsverksamheten i någon högre grad.

Gävle Kommun har en ambition att göra sig av med externa inhyrningar samt att även avyttra vissa kommunala fastigheter. Gymnastikens hus är en fastighet som hyrs in externt av privat fastighetsägare och kan således bli föremål för avyttring. Det två byggrätterna som finns intill Gavlehov är inte tillräckligt stora för att dels inrymma en padelhall och dels ett eventuellt framtida Gymnastikens hus. Båda anläggningarna kräver en större yta än exempelvis en vanlig idrottshall. Det är viktigt att kommunen har rådighet över fastigheter som är strategiskt viktiga för att kunna styra användningsområde utefter behov och efterfrågan. Idag finns det dock inget beslutat investeringsutrymme för utbyggnad av byggrätterna på Gavlehov.

Dessutom är trafiksituationen viktig att beakta för en privat aktör då tillgången på parkeringsplatser och området på Gavlehov påverkas väsentligt, eller stängs av, vid större evenemang. God tillgänglighet är en förutsättning för att en kommersiell aktör ska kunna bedriva sin verksamhet.

Livsmiljö Gävle föreslår att Kultur- och fritidsnämnden ska ställa sig positiva till att erbjuda mark för padelverksamhet i Gävle kommun för privata aktörer men avslå förfrågan gällande försäljning av byggrätter vid Gavlehovshallen. Detta med anledning av att marken är strategisk viktig för att utveckla idrottsverksamheter med fokus på föreningsverksamhet för barn och ungdomar och som ligger i linje och interagerar med befintlig kommunal verksamhet.

Högbackabadet

Flera badplatser jämställs enligt kommunens lokala ordningsföreskrifter med offentlig plats. Detta behov kvarstår dock inte avseende Högbackabadet. De som nyttjar badplatsen bor nästan uteslutande på Högbacka Camping. Badplatsen är relativt otillgänglig för allmänheten. Det är inte helt lätt att hitta till badplatsen och man behöver gå över campingen för att komma till vattnet. Kommunen har tidigare haft stugor för uthyrning i anslutning till badplatsen men nu är campingen privatiserad. Därmed är det inte längre motiverat att Högbackabadet ska omfattas av de bestämmelser som gäller på offentlig plats.

Tillgänglighetsspåret i Sätra

Kommunen försöker i första hand att undvika förbud och istället arbeta med rekommendationer för att ändra cykelbeteenden i önskvärd riktning. När det gäller just tillgänglighetsspåret i Sätra är spåret särskilt anpassat för att vara tillgängligt för personer med olika typer av funktionsnedsättningar. Därmed är det också särskilt olämpligt att spåret används av cyklister, då detta skapar risk för olyckor. Detta motiverar ett cykelförbud på platsen.

Kommunstyrelsen övertog rollen som anställande myndighet för hela kommunens anställda 1a januari 2019. Ansvaret för all hantering och gallring av handlingar kopplade till rekryteringsärenden hamnade då under kommunstyrelsens ansvar. För att kunna gallra handlingar inkomna före 31 december 2018 måste dock nämnderna fatta beslut då dessa juridiskt fortfarande utgör del av arkiven tillhörande nämnderna.

Gallring i systemet Visma recruit tillåter inte särskiljande mellan de olika nämndernas handlingar, ej heller tillåter det selektivt gallrande av handlingar av samma typ i fall där vissa av dem skall gallras och andra sparas – i detta fall antagna sökandes ansökningshandlingar i rekryteringsärenden. Det faktum att Kommunstyrelsen inte haft ett gallringsbeslut som omfattat handlingarna i Visma recruit har gjort det i praktiken omöjligt att gallra övriga nämnders handlingar även när dessa haft egna gallringsbeslut.

Skilda rutiner vid förvaring och registrering har därtill resulterat i att handlingar som enligt nämndernas dokumenthanteringsplaner skulle sparats i vissa förvaltningar inte fått arkivexemplar utanför systemet. Då Visma recruit måste gallra samtliga handlingar av samma typ kunde gallring av denna anledning ej heller verkställas. Det är idag i många fall omöjligt att därtill urskilja vilka handlingarna som skall bevaras i äldre ärenden i systemet.

Systemleverantören menar att systemet belastas av de stora mängderna handlingar som inte längre fyller något syfte att bevara. Det finns därför tekniska skäl till att vilja utföra en gallring. Fortsatt bevarande av handlingar innehållandes personuppgifter som enligt tidigare beslut skall gallras kan strida mot europeiska dataskyddsförordningen (GDPR). Förutsättningen för gallring av dessa skulle dock som ovan diskuterat kräva gallringen av handlingar som annars skulle ha bevarats.

De tänkbara lösningarna som skulle möjliggöra att handlingar som annars skulle bevarats tas ur systemet för bevaring bedöms vara allt för kostsam i förhållande till värdet av den information som skulle gå förlorad vid gallring. Av denna handling föreslås gallring av samtliga handlingar av samma typer (se bilaga). Detta kräver dock att varje nämnd fattar samma beslut för att den föreslagna gallringen i systemet Visma recruit ska bli laglig.